Från riskbedömning till vardagsrutin, så får ni AML-arbetet att fungera för fastghetsmäklare

Ni har med största sannolikhet redan både policyer och en riskbedömning på plats. Ändå visar FMI:s tillsyn gång på gång att det finns ett gap mellan vad som står i era dokument och hur arbetet faktiskt ser ut i er vardag. Det handlar sällan om att regelverket saknas. Det handlar om att arbetssätten inte sitter tillräckligt djupt i den dagliga verksamheten.

En allmän riskbedömning är med andra ord bara startpunkten. Den verkliga utmaningen för er är att omsätta den i kundkännedom, dokumentation, rapportering och utbildning som fungerar konsekvent varje dag, i varje affär.

‍ ‍

AML kan inte vara en process vid sidan av affären

Ni verkar i en bransch där höga transaktionsvärden, komplex finansiering och snabba affärer kan göra fastighetsköp attraktiva för den som vill tvätta pengar. Det betyder att AML-arbetet inte kan vara något som sköts separat efter att affären redan är i hamn. Det måste vara inbyggt i hur ni hanterar kunder och transaktioner redan från första kontakten.

FMI framhåller att verksamhetsutövare behöver rutiner och arbetssätt som gör att risker faktiskt går att upptäcka och hantera löpande – inte bara i efterhand. https://fmi.se/vad-galler-vid-formedling/penningtvatt/

Polismyndigheten och FMI:s gemensamma vägledning pekar också på vikten av att era mäklare kan reagera på avvikande beteenden, känna igen varningssignaler och löpande dokumentera sina bedömningar. https://polisen.se/lagar-och-regler/penningtvatt/

Kundkännedom är mer än en ID-kontroll

Kanske tänker ni själva, eller era mäklare, att kundkännedom i praktiken mest handlar om att kontrollera legitimation. Men det som FMI förväntar sig av er sträcker sig betydligt längre. Det handlar om att förstå vem kunden faktiskt är, varifrån pengarna kommer, varför affären görs just nu, om upplägget är rimligt – och om något i beteendet avviker från vad som är normalt för den här typen av kund. Det är här riskbedömningen blir ett verktyg snarare än ett dokument: den hjälper er avgöra vilka situationer som kräver fördjupad kontroll och vilka frågor era mäklare behöver ställa. Mäklarsamfundet har i sina informationsblad lyft att tydlig dokumentation och interna processer är avgörande för att kunna visa att kundkännedomen faktiskt genomförts, och inte bara antas ha skett. https://www.maklarsamfundet.se/

Den vanligaste bristen är bristande konsekvens

Känner ni igen mönstret? Rutinerna finns på papper hos er – men tillämpas olika beroende på vilken av era mäklare som sitter i rummet. En av era mäklare dokumenterar noggrant. En annan gör precis det som krävs för att komma undan. En tredje ställer fördjupade frågor så fort finansieringen ser konstig ut. En fjärde låter det passera. Det är i det gapet era risker uppstår.

När AML-arbetet blir personberoende snarare än processberoende hos er ökar sannolikheten att viktiga signaler missas helt. Det blir samtidigt svårare för er att visa vid en tillsyn att ni faktiskt arbetar systematiskt och riskbaserat, snarare än att resultatet beror på vem som råkade hantera just den affären.‍ ‍

Utbildning är ofta det som avgör

Bakom många AML-brister ligger i grunden osäkerhet snarare än ovilja. Era medarbetare vet inte alltid vilka varningssignaler som väger tyngst, när en fråga behöver ställas, hur en avvikelse ska dokumenteras hos er, eller vem som faktiskt ansvarar för att rapportera vidare.

FMI och andra tillsynsmyndigheter förväntar sig att ni säkerställer att personalen har tillräcklig kunskap om och förståelse för riskerna i just er verksamhet. https://fmi.se/vad-galler-vid-formedling/penningtvatt/

Samtidigt skärps regelverket ytterligare. EU:s nya AML-paket och den kommande tillsynsmyndigheten AMLA innebär höjda krav på styrning, dokumentation och intern kontroll i hela unionen – vilket även påverkar er. https://finance.ec.europa.eu/financial-crime-and-anti-money-laundering-amla_en‍ ‍

Digital utbildning blir en allt viktigare del av lösningen

För många av er ligger utmaningen inte i att genomföra en enskild utbildningsinsats, utan i att skapa ett arbetssätt som håller över tid, även när personal byts ut och regelverk uppdateras.

Det är därför digital utbildning fått en allt större roll: inte bara för att introducera nyanställda, utan för att skapa en gemensam kunskapsnivå i hela organisationen och hålla den aktuell i takt med att riskbilden förändras.

Digitala utbildningar gör det också enklare att följa upp vem som faktiskt har genomfört utbildningen, dokumentera insatserna, säkerställa återkommande uppdateringar, skapa mer enhetliga arbetssätt mellan era mäklare, och visa vid tillsyn att personalen fått relevant kunskap. Det är också därför det kan vara läge för er att röra er bort från enstaka punktinsatser och mot en mer strukturerad, kontinuerlig utbildningsprocess kring AML och regelefterlevnad.

I grunden handlar det om förtroende ‍

För er som fastighetsmäklarföretag handlar AML-arbetet om betydligt mer än att undvika sanktioner från FMI. Det handlar om att bygga en verksamhet där kunder, banker och samarbetspartners kan lita på att era processer faktiskt fungerar och inte bara ser bra ut på pappret.‍ I takt med att tillsynen skärps blir det allt tydligare att AML inte kan skötas isolerat av en enskild compliancefunktion. Det är en del av er operativa kvalitet, er riskhantering och ert varumärke på sikt.

Sammanfattning

Er riskbedömning är en viktig grund – men den skapar inget värde i sig själv om den blir liggande i en pärm. Det är först när ni kopplar ihop den med kundkännedom, dokumentation, rapportering och löpande utbildning som AML-arbetet blir en naturlig del av er vardag, snarare än en administrativ pålaga. Skillnaden syns tydligast om FMI knackar på: mellan er om ni arbetar reaktivt med regelverket, och er om ni gjort regelefterlevnad till en del av ert kvalitets- och förtroendearbete.

Källor

Fastighetsmäklarinspektionen – Penningtvätt https://fmi.se/vad-galler-vid-formedling/penningtvatt/

Polismyndigheten – Penningtvätt https://polisen.se/lagar-och-regler/penningtvatt/

Mäklarsamfundet https://www.maklarsamfundet.se/

EU-kommissionen – AMLA och EU:s AML-paket https://finance.ec.europa.eu/financial-crime-and-anti-money-laundering-amla_en

Prata med oss om ni har frågor kring vilken typ av upplägg ni skulle kunna ha för er verksamhet. Boka en teams kaffe här