Så bygger du som fastighetsmäklare en allmän riskbedömning

30 aug.

Har er riskbedömning uppdaterats sedan den togs fram – eller är det samma dokument som legat i pärmen sedan starten? Fastighetsmäklarinspektionens (FMI) tillsyn visar att det ofta är precis den typen av dokument som fälls först.

De flesta mäklarföretag har idag en allmän riskbedömning på plats. Ändå varierar kvaliteten kraftigt när FMI granskar. Problemet är sällan att dokumentet saknas – utan att det är för generellt och för långt ifrån er faktiska verksamhet.

Det räcker inte längre att beskriva penningtvätt på en övergripande nivå eller använda en standardiserad mall. FMI förväntar sig att ni kan visa hur er egen verksamhet faktiskt skulle kunna utnyttjas för penningtvätt eller finansiering av terrorism – och hur ni hanterar de riskerna i praktiken.

https://fmi.se/vad-galler-vid-formedling/penningtvatt/

En fungerande riskbedömning är därför inte bara ett compliance-dokument. Den är grunden för hela ert AML-arbete: kundkännedom, rutiner, utbildning och interna kontroller.

Er riskbedömning ska spegla er egen verksamhet

Enligt penningtvättslagen ska ni bedöma hur era produkter och tjänster kan utnyttjas för penningtvätt eller finansiering av terrorism. Bedömningen ska dokumenteras och hållas uppdaterad.

https://www.riksdagen.se/sv/dokument-och-lagar/dokument/svensk-forfattningssamling/lag-2017630-om-atgarder-mot-penningtvatt-och_sfs-2017-630/

Det innebär att ni behöver analysera hur riskerna faktiskt ser ut hos er.

Vilka kunder möter ni? Hur ser finansieringen vanligtvis ut? Hanterar ni internationella kunder eller komplexa ägarstrukturer? Finns det geografiska områden eller typer av affärer hos er som innebär högre risk?

FMI:s egen vägledning om allmän riskbedömning betonar att riskbedömningen ska vara verksamhetsanpassad och användbar i det dagliga arbetet – inte en generell mall som ser likadan ut hos alla företag.

https://fmi.se/vad-galler-vid-formedling/penningtvatt/allman-riskbedomning/

Skulle er riskbedömning se annorlunda ut om den skrevs idag, med er faktiska kundbas som utgångspunkt? Om ni är osäkra är det redan en signal om att den behöver ses över.

Kundkännedom och affärsupplägg står ofta i centrum

I många fall handlar riskbedömningen om att förstå när en affär avviker från det normala hos er. Det kan röra sig om kunder med komplexa bolagsstrukturer, köp genom ombud, betalningar från tredje part eller affärer där finansieringen är svår att förstå. Även ovanligt snabba köp och försäljningar, stora värdeökningar utan tydlig förklaring eller kunder som verkar ointresserade av objektets faktiska värde kan vara signaler som era mäklare behöver uppmärksamma.

FMI lyfter i sina vägledningar att ni behöver förstå när risken avviker från det normala och kunna anpassa era kontroller därefter. https://fmi.se/vad-galler-vid-formedling/penningtvatt/

Geografi är också en viktig faktor. FATF och EU publicerar löpande information om jurisdiktioner med förhöjd risk för penningtvätt och korruption, vilket kan påverka risknivån i en affär ni hanterar.

https://www.fatf-gafi.org/en/publications/High-risk-and-other-monitored-jurisdictions.html

Ni missar troligen de interna riskerna

En vanlig svaghet är att riskbedömningen fokuserar på externa risker men missar era interna arbetssätt. Hur arbetar era mäklare i praktiken med kundkännedom? Finns gemensamma rutiner? Dokumenteras avvikelser på ett konsekvent sätt? Vet era medarbetare vilka varningssignaler de ska reagera på?

KAMFS 2021:3 föreskrift betonar vikten av ett riskbaserat arbetssätt där ni löpande ska kunna kontrollera och följa upp era processer.

https://fmi.se/media/vi2je03d/kamfs-2021-3.pdf

Om era medarbetare arbetar på olika sätt ökar risken för att viktiga signaler missas – och det är sällan något ni upptäcker förrän det är för sent.

Riskbedömningen måste påverka vardagen hos er

Den viktigaste frågan är egentligen ganska enkel:

Påverkar riskbedömningen hur ni faktiskt arbetar?

Om svaret är nej kommer dokumentet sannolikt inte heller hålla vid tillsyn.

En fungerande riskbedömning ska påverka vilka kunder som kräver fördjupad kontroll, vilka frågor era mäklare ställer vid onboarding, och hur avvikande affärer hanteras och dokumenteras hos er. Om FMI bad en av era mäklare förklara varför en viss affär inte flaggades – skulle svaret finnas i era rutiner, eller skulle det bli en gissning?

Det är här många företag fortfarande fastnar. Riskbedömningen blir ett dokument i en pärm, istället för ett praktiskt verktyg för verksamheten. Och det är precis den typen av gap FMI reagerar på: ett dokument som beskriver rutiner som inte används i praktiken väger inte tyngre än inget dokument alls.

För dig som ansvarig mäklare eller VD: det är du som får svara på FMI:s frågor vid en tillsyn. Ett dokument som inte speglar er faktiska verksamhet är inte bara en brist i pärmen – det är en direkt sårbarhet för dig personligen, för ditt tillstånd och för företagets anseende gentemot kunder och banker.

Nästa steg: från riskbedömning till fungerande AML-arbete

Att identifiera risker är bara första steget. Den verkliga utmaningen är att få hela er organisation att arbeta konsekvent med kundkännedom, dokumentation och rapportering i praktiken.

I nästa artikel: Från riskbedömning till vardagsrutin, så får ni AML-arbetet att fungera för fastghetsmäklare går vi igenom hur ni kan omsätta riskbedömningen i fungerande rutiner, utbildning och dagligt arbetssätt – och varför så många mäklarföretag fortfarande har ett stort gap mellan policy och praktik. Fråga er själva redan idag: skulle er nuvarande riskbedömning hålla om FMI knackade på imorgon? Om svaret är tveksamt är det värt att se över den innan ni tvingas göra det under tidspress.