Så bygger revisionsbyråer effektiva AML-processer i praktiken

Att känna till varför AML är viktigt är ett första steg. Nästa steg för revisionsbyråer är att omsätta kraven i konkreta processer som fungerar i vardagen. Utmaningen är ofta inte att förstå regelverket – utan att skapa en struktur som gör att alla i organisationen kan bidra till ett starkt AML-arbete.

Här är fem områden som är avgörande för att bygga en hållbar och effektiv AML-process.

1. Börja med en riskbaserad kundkännedom

Allt AML-arbete tar sin utgångspunkt i att känna sina kunder. För revisionsbyråer innebär det att systematiskt bedöma risknivån för varje uppdrag och varje klient.

• Vilken typ av verksamhet bedriver kunden?

• Finns kopplingar till högriskländer eller branscher?

• Vilken historik och vilken ägarstruktur finns?

En riskklassning ska dokumenteras och uppdateras löpande. Det ger en tydlig grund för vilka åtgärder som behövs framåt – och visar också för tillsynsmyndigheten att byrån tar sitt ansvar.

2. Dokumentera rutinerna – och gör dem kända

Många byråer har AML-kunskap hos enskilda medarbetare, men saknar enhetliga rutiner. Det skapar osäkerhet och riskerar att viktiga steg missas.

• Ta fram skriftliga rutiner för kundkännedom, riskklassning och rapportering.

• Säkerställ att rutinerna är lättillgängliga och används i praktiken.

• Utse ansvariga personer som har mandat att följa upp att de efterlevs.

Dokumenterade rutiner är både ett internt stöd och ett skydd när Revisorsinspektionen granskar.

3. Ge medarbetarna rätt utbildning

Det är i mötet med kunderna som signaler om misstänkt aktivitet kan upptäckas. Därför måste alla medarbetare, inte bara complianceansvariga, förstå sitt ansvar och veta hur de ska agera.

• Grundutbildning för alla – vad lagen kräver, vilka varningssignaler som finns, hur man rapporterar.

• Fördjupning för de som arbetar med högriskkunder.

• Återkommande uppdateringar när regelverk eller riskbilder förändras.

Regelbunden utbildning skapar trygghet och gör AML till en naturlig del av det dagliga arbetet.

4. Skapa en tydlig rapporteringskedja

Att upptäcka en misstänkt transaktion är en sak. Att våga rapportera den är en annan. För att säkerställa att informationen inte fastnar på vägen behövs en tydlig rapporteringskedja:

• Vem ska medarbetaren vända sig till vid misstanke?

• Vilka steg följer därefter – internt och gentemot Finanspolisen?

• Hur dokumenteras ärendet?

En snabb och säker process för rapportering minskar risken att viktiga observationer faller mellan stolarna.

5. Följ upp och förbättra

AML-arbete är inte ett projekt som blir klart. Det måste utvecklas i takt med att riskerna förändras.

• Gör regelbundna interna kontroller och utvärdera rutinerna.

• Analysera rapporterade ärenden – vad kan förbättras?

• Involvera ledningen och säkerställ att resurser avsätts för att stärka arbetet.

En cyklisk process med kontinuerlig förbättring är det som skiljer ett formellt AML-program från ett som verkligen fungerar i praktiken.

Nästa steg för din byrå

För revisionsbyråer handlar effektivt AML-arbete om mer än att undvika sanktioner. Det är ett sätt att:

• Bygga förtroende hos klienter och myndigheter.

• Skydda medarbetarna från osäkerhet och risk.

• Stärka byråns långsiktiga konkurrenskraft.

Har ni processer som lever upp till dessa fem områden? Om inte är det hög tid att ta nästa steg.

Vill ni komma igång?

Vi har tagit fram en checklista för revisionsbyråer som sammanfattar de viktigaste stegen för ett fungerande AML-program.